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News N° 058 du 6 octobre 2008
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Ecritures comptables simples ou écriture comptable multiple ?
Lorsque surviennent des écritures un peu plus élaborées que les simples écritures de base, la question se pose,souvent pour les débutants (mais parfois aussi pour les moins débutants) : ai-je intérêt à passer plusieurs écritures simples, ou une écriture multiple ?
Le principe à retenir est que la comptabilité doit représenter le plus fidèlement possible la réalité !
Qu'est-ce que cela signifie ?
Plutôt que de longues explications, des exemples seront plus parlants ...
Si, à la fin du mois, nous avons plusieurs encaissements à comptabiliser, certains par la Poste, d'autres par la Banque, et encore d'autres par la Caisse, il serait totalement inadéquat de créer une écriture multiple pour regrouper tous ces encaissements, car cela ne correspondrait pas du tout à la réalité ...
Si, par contre, j'ai donné à ma banque un ordre de paiement pour 15 bénéficiaires différents, dont des charges de diverses natures, et des paiements à des fournisseurs, il est plus que probable que ma banque ne m'enverra qu'un seul avis de débit ...
... dans ce cas, il serait totalement inadéquat de comptabiliser chaque ligne de mon ordre de paiement comme des écritures simples séparées ...
... la simple logique nous recommandera de passer une écriture multiple reprenant la quinzaine de débits pour divers bénéficiaires, contre un unique crédit, au compte comptable de la banque.
Dans quel but procéderons-nous ainsi ?
Dans le cas où je n'ai pas fait d'erreur dans la passation de mon écriture, il n'y aura pas de différence entre les deux méthodes ...
... mais personne n'est à l'abri des erreurs !
Si j'ai commis une erreur en passant mes 15 écritures simples, rien ne me le dira, avant que je ne pointe, à la fin du mois, mon relevé bancaire mensuel. Ce n'est qu'à ce moment que je m'apercevrai qu'il y a une erreur que je devrai rechercher et corriger.
Dans le cas des écritures simples, je devrai faire mon pointage avec une machine à calculer, afin d'additionner les diverses opérations, ce qui est absurde, puisque le principal avantage de l'ordinateur n'est autre que de remplacer le temps perdu à additionner des choses que l'ordinateur additionne très bien lui-même.
Dans le cas de l'écriture multiple, le problème ne se posera pas, puisque lorsque j'aurai enregistré mes quinze débits, je constaterai immédiatement si le crédit que me propose mon ordinateur "joue" avec mon "débit bancaire" ! Si c'est le cas, mon écriture sera juste, si ce n'est pas le cas, je rechercherai immédiatement mon erreur !
De plus, il est important de rappeler que, pour toutes les entreprises soumises à la TVA, 80 à 90 % des écritures sont des écritures multiples, de par le fait même de la TVA ...
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